De zomerse temperaturen zijn de geknipte reden voor een buurtfeest. Het brengt een hele buurt samen en zo leer je elkaar nog beter kennen. Wacht niet op je buren om initiatief te nemen. Met dit stappenplan organiseer jij in geen tijd het allerbeste buurtfeest!
Stap 1: de gemeente
Uiteraard mag je niet zomaar een tent neergooien op straat. Zo moet je bij de gemeente een vergunning hebben om de straat af te sluiten en moet je toestemming krijgen om überhaupt een feest te mogen geven. De gemeente kan jou hier (eventueel) in bijstaan met logistieke hulp, kennis en misschien wel een nodige toelage.
Stap 2: partners in crime
Een feest organiseren is heel wat werk. Laat je daarom bijstaan door je buren en ga op tijd aan de slag. Misschien bestaat er in je omgeving al een buurtcomité en kan je bij hen terecht. Zo niet, kan je zelf een team samenstellen. Ga met je idee langs bij de buren en plan met geïnteresseerden een eerste vergadering waarbij iedereen een verantwoordelijkheid krijgt. Vele handen maken immers licht werk.
Stap 3: de planning
Schets het verloop van je buurtfeest op voorhand. Wanneer starten de festiviteiten en wanneer gaat de stekker er onherroepelijk uit? Voorzie je ook muziek, ga dan even na bij Sabam of je hiervoor moet betalen. Kleinschalige initiatieven kunnen immers een vrijstelling krijgen.
Staat er eten op het menu? Dan kan je er best voor zorgen dat je in orde bent met de hygiëne. Het laatste dat je zou willen, is dat mensen ziek worden op het buurtfeest. Oh ja, voor barbecues zijn er strengere regels. Dus wees zeker dat alles spic en span is.
Stap 4: de kosten
Zoals we eerder zeiden, kan de gemeente het kostenplaatje verlichten met toelages, maar je kan je raming best op voorhand maken. Zo kan het belangrijk zijn om een extra spaarpotje aan te leggen om bijvoorbeeld de traiteur of brouwer te betalen. En wie weet willen buurtwinkels wel sponsoren.
Stap 5: het materiaal
Een feest zonder tent, ballonnen, slingers, … is geen echt feest. Maak een lijst op van al het materiaal dat nodig is om de dag door te komen. Dat kan gaan van tafels tot koelkasten, het springkasteel en de muziekinstallatie.
Versier de straat dus met alles wat er maar feestelijk uitziet. Om de veiligheid van de feestvierders te garanderen kan je (meestal) bij de gemeente terecht voor nadarhekken. Zo ben je zeker dat je straat verkeersvrij is. Let bij het plaatsen van de hekken wel op dat je zowel in de hoogte als in de breedte vier meter vrij moet houden om hulpdiensten door te laten.
Stap 6: reclame
Geen feest zonder genodigden, dus zorg voor originele uitnodigingen. Naast persoonlijke invites kan je affiches ophangen in de straat zodat iedereen weet dat het buurtfeest eraan komt. Tot slot kan je ook via sociale media extra buurtbewoners bereiken door een evenement aan te maken. Zo wordt je feest een echt succes!
Stap 7: feesten
Je hebt al voldoende gewerkt! Dan is het nu tijd om te genieten. Zijn alle vrijwilligers op post om een handje toe te steken? Zo draait het buurtfeest vlotjes. Zijn er veel mensen nieuw in de buurt, dan kan je met naamstickers werken. Zo leert iedereen elkaar gemakkelijker kennen.
Stap 8: Opkuisen
Tja, dat moet ook gebeuren natuurlijk. Al het materiaal moet terug naar waar het vandaan komt en de straat moet weer helemaal zijn zoals hij voor het feest was. Nadien kan je aan de hand van je kostenraming je buurtfeest evalueren. Is er nog ruimte in het budget voor een volgende editie of bleek deze toch te hoog gegrepen? En oh ja, bedank ook zeker de vrijwilligers, want zonder hen gaat het niet.
Veel plezier en succes!
En nodig ons ook maar uit 😉